Stellenausschreibung

Leitende*r Verwaltungsangestellte*r

06.09.2021

Das Zentrum für Osteuropa- und internationale Studien (ZOiS) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n leitende*n Verwaltungsangestellte*n

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle, die nach TVöD E11 eingruppiert ist. Eine Stellenbesetzung in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.
Das Zentrum für Osteuropa- und internationale Studien (ZOiS) ist ein unabhängiges, internationales und interdisziplinäres Forschungsinstitut. Es konzentriert sich auf die gesellschaftsrelevante sozialwissenschaftliche Forschung zu Osteuropa und die Vermittlung der Ergebnisse an Politik, Medien und die breite Öffentlichkeit.

Zu Ihren Aufgaben gehören u.a.:

Personalsachbearbeitung:
► Selbstständiges Führen und Pflege der Personalakten aller Beschäftigten, Implementierung/Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (ELOprofessional) im Bereich Personal und angrenzender Bereiche
► Betreuung und Beratung des wissenschaftlichen und nichtwissenschaftlichen Personals in allen Fragen zur Sozialversicherung und zur Zusatzversorgung (VBL), zu Eingruppierungen, Arbeitszeiten, Mutterschutz, Pflege- und Elternzeit
► Onboarding und Offboarding neuer Mitarbeiter*innen sowie Gastwissenschaftler*innen
► Vorbereitung von Arbeitsverträgen und Zeugnissen
► Datenpflege im Personalverwaltungssystem inklusive Erfassung von Abwesenheiten
► Zusammenarbeit mit dem externen Lohnbüro

Finanzen/Buchhaltung:
► Zusammenarbeit mit der Finanzbuchhaltung und Abwesenheitsvertretung der Leitung Finanzen u.a. in den
Bereichen Haushaltsführung, Drittmittelverwaltung, Budgetcontrolling, Vorbereitung von Abschlüssen und Rechnungsprüfung, Kontierung und Buchung von Geschäftsvorgängen
► Mitwirkung bei Prüfungen durch externe Institutionen (Finanzamt, Rentenversicherung, Krankenkassen)
► Ansprechpartner*in für den Steuerberater, Zuwendungsgeber, Drittmittelgeber
► Buchung und Abrechnung der Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz (BRKG) und Auslandsreisekostenverordnung mit dem Abrechnungssystem SMS Stiewi

Anforderungen:

Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungstechnische Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Personalarbeit und/oder in der Finanzbuchhaltung oder einen Abschluss als Verwaltungsfachwirt*in.

Weitere Anforderungen sind:
► Vielseitige und vertiefte Kenntnisse im Arbeits-, Sozial- und Tarifrecht des öffentlichen Dienstes (TVöD, VBL) sowie Kenntnisse in der Anwendung des BRKG
► Sehr gute Kenntnisse im Steuer- und Handelsrecht sowie Kenntnisse im Gemeinnützigkeits- und Haushaltsrecht (BHO)
► Gute Datev-Kenntnisse
► Wünschenswert sind Erfahrungen in der Bearbeitung von Personalvorgängen in einem wissenschaftlichen Umfeld und der Anwendung des WissZeitVG und TzBfG sowie Erfahrung in der Verwaltung öffentlich finanzierter Einrichtung
► Sehr gute Kenntnisse in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
► Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
► Selbstständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
► Einsatzbereitschaft, Kommunikations- und Teamfähigkeit

Wir bieten einen spannenden, abwechslungsreichen und gestaltungsoffenen Arbeitsplatz in einem wachsenden Institut. Bei Vorliegen entsprechender Qualifikationen, die auch im Wege der Weiterbildung erlangt werden können, wird perspektivisch eine Übertragung höherwertiger Aufgaben und der damit verbundenen höheren Eingruppierung angestrebt.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerbungen von Frauen sowie von Bewerber*innen mit Migrationsbiografie sind ausdrücklich erwünscht. Menschen mit anerkannter Behinderung werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Bei Interesse schicken Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse) in einem PDF-Dokument (max. 6 MB) mit dem Betreff: Verwaltung2021 bis zum 04.10.2021 an bewerbung@zois-berlin.de.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Emily Kleine: emily.kleine@zois-berlin.de.


Datenschutz:
Mit dem Versenden Ihrer Bewerbung stellen Sie uns Ihre Informationen zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung durch ZOiS zur Verfügung. Ihre Daten werden streng vertraulich behandelt und gespeichert. Dabei beachten wir die Vorschriften der Datenschutzgesetze.